Nog niet klaar voor Peppol? Dan moet je vanaf nu dadelijk starten en reuzestappen zetten. Vanaf 1 januari 2026 moet je als Belgische btw‑plichtige bedrijf e‑facturen via Peppol kunnen sturen en ontvangen, hoog tijd voor actie dus. Er zijn tientallen aanbieders waar je terecht kan en dat stijgt nog steeds.
Als tip kunnen we je alvast aanbevelen niet dadelijk alle mogelijke aanbieders te vergelijken en testen en zo enorm veel tijd te verliezen. Als je een boekhouder hebt kan je best hem eerst contacteren en vragen welke software hij aanbied. Zo kan je gericht starten met te vergelijken. Boekhouders hebben meest maar een beperkt aantal software waarmee ze weken.
Controleer (samen met je boekhouder) of je facturatie- of boekhoudsoftware Peppol‑compatibel is en regel een koppeling via een access point, je boekhoudpakket of een gespecialiseerde dienstverlener. Begin vandaag met implementatie en ondersteuning om boetes te vermijden.
Doe je zelf je boekhouding? Dan zijn er twee mogelijkheden. Werk je met een software programma zoals Dexter, Cashaca, Accountable, Moneybird zullen deze platforms je helemaan klaar maken voor Peppol.
Doe je je boekhouding en facturatie nog met Excel, of ander programma dat niet Peppol ready is en je niet wil overschakelen naar facturatie software zijn er nog voldoende andere alternatieven. Kijk zeker DocclePro na, veel kans dat dit het hulpmiddel is dat je zocht.
Wat is Peppol nu eigenlijk?
Peppol is het Europese netwerk voor gestandaardiseerde e-facturatie dat facturen direct tussen boekhoudsystemen transporteert, vanaf 1 januari 2026 moet je als Belgische btw‑plichtige onderneming via Peppol factureren.
Definitie van Peppol
Peppol werkt als een netwerk van Access Points die e-facturen routen volgens gestandaardiseerde formaten (Peppol BIS gebaseerd op UBL), waardoor je facturen machineleesbaar zijn en rechtstreeks in de boekhouding van je klant kunnen belanden.
Het belang van Peppol?
Peppol reduceert handmatige verwerking, verkort betalingstermijnen en verlaagt foutpercentages door automatische matching; voor jou betekent dat minder tijd aan administratie en lagere verwerkingskosten, vooral relevant nu België dit vanaf 2026 verplicht stelt.
Peppol Providers in België
Lokale en internationale providers zorgen dat jij vóór 1 januari 2026 Peppol-klaar kan zijn. Sommige bieden een geïntegreerde Peppol-verbinding in je boekhoudpakket, andere fungeren als Access Point of API-koppeling. Kies een aanbieder die zowel verzending als ontvangst ondersteunt, aansluit op je boekhouding en voldoende support geeft.
Ons advies: Kies voor een Belgische provider en zorg dat je bij 1 provider zit voor het ontvangen en verzenden van Peppol facturen. Je kan namelijk maar 1 provider kiezen voor het ontvangen van Peppol facturen maar wel meerdere providers om te verzenden. Hou het simpel en kies gewoon 1 provider om te ontvangen en te verzenden.
Opgepast met Billit
Er lijken heel wat providers op de markt maar eigenlijk ook weer niet, we verklaren ons nader. Billit is een van de grootste gecertificeerde Peppol Access Points in België. Maar Billit heeft ook veel clones, softwarepakketten die onder een andere naam vergelijkbare of identieke functies aanbieden. Het loont zeker de moeite om prijzen te vergelijken, het gaat immers over bijna identieke functies.
Hoe de juiste provider te kiezen
Vergelijk prijzen op basis van factuurvolume, benodigde functionaliteit (alleen verzenden of ook ontvangen), integratiemogelijkheden met je software, testomgeving, support … Maar enige haast is geboden zodat je operationeel bent vóór de wettelijke deadline van 1 januari 2026!
Wat doet een Peppol Provider?
Een Peppol provider fungeert als jouw toegangspunt tot het netwerk: die routert e‑facturen, valideert Peppol BIS‑UBL berichten, zorgt voor omzetting tussen formaten en bewaart bewijslogs volgens Belgische bewaarplicht (meestal 7 tot 10 jaar). Praktisch betekent dit dat je minder handmatige verwerking hebt: automatische matching van bestellingen en creditnota’s, volledigheidscontroles op verplichte velden.
Verplichtingen rond Peppol in België
De wetgeving rond B2B-facturatie
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw‑plichtige ondernemingen B2B‑facturen via Peppol versturen en ontvangen; sinds 2024 geldt die verplichting al voor facturen aan overheden. Je moet technisch klaar zijn: controleer of je boekhoud-, ERP- of facturatiesoftware Peppol‑compatibel is en kies een toegangspunt via je boekhoudpakket, een gespecialiseerde dienst (bijv. POM Payment, Doccle, Accountable, …) of een extern Access Point. Begin met een scenario‑test om fouten te vermijden en toekomstige boetes te voorkomen.
De verplichtingen vanaf 1 januari 2026
Je moet e‑facturen in Peppol‑formaat uitsturen en accepteren voor alle B2B‑transacties; PDF per e‑mail is dan niet meer toereikend. Verplichtingen omvatten correcte metadata (btw‑nummers, factuurnummers, datum, btw‑codes) en beveiligde verzending via een gecertificeerd Access Point. Als je via je boekhouder aangeleverd wordt, zorg dat die verbinding ook Peppol ondersteunt en dat je ontvangt én verstuurt volgens de nieuwe standaarden. Test op voorhand de verzending en het ontvangen van documenten.
Populaire Peppol Access Points in België
Accountable
Accountable koppelt je dagelijkse boekhouding aan e-facturatie zodat je rechtstreeks via een Access Point facturen kunt verzenden en ontvangen; je behoudt volledige controle over klant- en BTW-gegevens, automatische boekingsregels en bankkoppelingen, waardoor je minder manueel werk hebt en sneller voldoet aan de Peppol-verplichting vanaf 2026.
Unifiedpost/Banqup
Unifiedpost, inclusief Banqup, fungeert als volwaardig Peppol Access Point en ondersteunt de Peppol BIS-standaarden (UBL), waardoor je facturen veilig en gestandaardiseerd naar binnen- en buitenlandse afnemers kunt routeren; veel Belgische boekhoudpakketten bieden kant-en-klare koppelingen met deze dienst.
Voor jouw organisatie betekent dat directe statustracking, digitale archivering en cross-border routing zonder extra conversiewerk; je kunt bestaande factuurwerkstromen behouden terwijl Banqup de technische afhandeling, validatie en overdracht volgens Peppol-standaarden verzorgt.
Teamleader en Billit
Gebruik je Teamleader als CRM/projecttool en Billit voor facturatie, dan kun je je facturen vanuit je vertrouwde workflow via Peppol laten lopen; je maakt de factuur in Teamleader of Billit en stuurt die automatisch als UBL-bestand naar het Peppol-netwerk, waardoor je verwerkingstijden en fouten vermindert.
In de praktijk betekent dit dat je offerte-to-factuurproces naadloos blijft: zodra een factuur in Teamleader afgerond is synchroniseer je met Billit of een connector, waarna de verzending via een Access Point verloopt en je ontvangst- en afleverstatussen terugziet in je dashboard.
Buiten bovenstaande zijn er nog talrijke andere alternatieven mogelijk.
Wakostda
Er zijn enkele kosten verbonden aan de overgang, vergelijken met jouw situatie in je achterhoofd kan je enkele honderden euro’s en meer besparen. Vergelijk dus:
– De setup kosten
– Vaste abonnementskosten
– Variabele kosten
– Bijkomende kosten
Kosten voor het ontvangen van Peppol-facturen
Sommige boekhoudpakketten includeren ontvangst gratis, andere rekenen een kleine opslag of maken ontvangst afhankelijk van je abonnement. Ga je voor goedkoop, dan is DocclPro een goed alternatief.
Kosten verbonden aan het verzenden van facturen
Verzenden kost doorgaans meer dan ontvangst: je hebt dan keuze uit de per-factuur tarieven of bundel tarieven (je krijgt dan een pakket met een vast aantal verzendingen. Vergelijken is ook hier de boodschap.
Hoogste tijd voor overstap naar Peppol
Plan je overstap in fases: testomgeving, met enkele klanten en doe je uitrol vóór 1-1-2026. Bekijk ook de mogelijkheid van een tijdelijk behoud van PDF voor klanten zonder Peppol-adres.
Het ontvangen van Peppol-facturen
Vanaf 1 januari 2026 ontvang je B2B-facturen via Peppol als gestructureerde UBL/XML-berichten rechtstreeks in je boekhoudpakket; zorg dat je software inkomende Peppol-berichten kan parsen en automatische boekingsregels ondersteunt, controleer mapping van velden zoals BTW-nummer, factuurnummer en bestelreferentie, en voer testzendingen uit met een klant of je Access Point om ontvangst en automatische verwerking te valideren.
Hoe Peppol-facturen ontvangen
Controleer eerst of je huidige boekhoudpakket Peppol-compatibel is, meld je aan via je leverancier of boekhouder, laat je BTW-nummer registreren bij een Access Point (of via diensten zoals Moneybird, Billit, Doccle, … ), activeer inkomende Peppol-berichten in je instellingen en voer een testfactuur uit; veel boekhoudpakketten bieden gratis ontvangst zodra je registratie rond is.
Noodzakelijke registraties en instellingen
Registreer je bedrijf met je officiële bedrijfsnaam en BTW-nummer bij een Peppol Access Point, koppel of laat een Peppol-ID maken voor jouw entiteit, stel binnen je boekhoudpakket de ontvangstendpoint en importregels in en controleer of je al bij een andere dienst geregistreerd staat (om dubbele aanmeldingen te vermijden).
Specifiek moet je vaak je juridisch geregistreerde naam, VAT-nummer en contactgegevens doorgeven
Lokale ondersteuning en softwarecompatibiliteit
Kies een Belgische leverancier met Nederlandstalige support en kennis van Belgische regels.
Aanpassing aan de lokale regelgeving
Belgische wetgeving verplicht vanaf 2026 B2B‑e‑facturatie via Peppol, terwijl B2C voorlopig buiten scope blijft; je moet dus per klantsegment workflows aanpassen en je factuursjablonen, btw‑codes en ontvangersregistratie controleren zodat jouw software correct valideert en verzendt.
Belgische fiscale ondersteuning en administratie vereisten
Peppol‑berichten bevatten gestructureerde velden voor BTW‑nummers, factuurregels en belastingtarieven, dus je moet zorgen dat jouw administratie correcte BTW‑nummers, juiste tarifering (bijv. 21%/12%/6% waar van toepassing) en boekhoudkundige codering meegeeft om automatische verwerking mogelijk te maken.
Praktisch betekent dit dat je chart of accounts, automatische matching en archiveringsprocedures (controleer bewaartermijnen met je boekhouder) instelt; diensten zoals Moneybird kunnen je inschrijven bij Peppol en helpen met mapping van velden, terwijl Access Points vaak validatiefuncties aanbieden om afkeuringen te voorkomen.
Het belang van documentatie in het Frans en Nederlands
Belgische klanten en overheden verwachten vaak leesbare bijlagen in hun voorkeurstaal: voor Vlaams‑gebaseerde ontvangers Nederlands, voor Waalse ontvangers Frans; zorg dat je digitale facturen zowel gestructureerde data bevatten als een duidelijk leesbare PDF in de juiste taal.
Concreet kun je je factuursjablonen in twee talen bewaren, termen zoals “BTW”/”TVA” en betaalinstructies meertalig aanbieden en je Access Point of boekhoudpakket instellen om bijlagen in beide talen mee te sturen, zodat controles door klanten en audit‑procedures vlot verlopen.
Valkuilen bij Peppol
Problemen met gratis oplossingen zonder ondersteuning
Gratis tools lijken aantrekkelijk, maar missen vaak een officieel Access Point, SLA of technische support; facturen kunnen daardoor vanwege ontbrekende UBL‑validatie of verkeerde metadata worden geweigerd, wat bij overheid‑ of B2B‑facturen sinds 2024 direct tot betalingsvertragingen of administratieve correcties kan leiden.
Risico’s van buitenlandse leveranciers
Een buitenlandse Peppol‑leverancier kan lagere tarieven bieden maar worstelt vaak met lokale fiscale vereisten, CET‑ondersteuning en Nederlandse/FFranse taal, waardoor je bij audits, BTW‑vragen of tijdsgevoelige correcties tegen verrassingen aanloopt.